Wofür kann Google Docs verwendet werden?
Wenn Sie über Google Docs gestolpert sind und nun versuchen, seine Funktionen zu erkunden, sind Sie bei uns richtig.
Präsentiert von Google, Docs ist ein onlinebasiertes Textverarbeitungsprogramm, das in vielerlei Hinsicht Microsofts Word ähnelt. Wenn Sie mit Word vertraut sind, wechseln Sie zu Google Text & Tabellen wird ein Spaziergang im Park sein.
Die kollaborativen Fähigkeiten von Google Docs unterscheiden es jedoch sicherlich von seinem wichtigsten, mit Desktops verbundenen Gegenstück. Eine der ersten Textverarbeitungsprogramme, die eine gemeinsame Online-Dokumenterstellung ermöglichten, war unser guter Freund Google Docs.
Von Ihrem Browserfenster aus hat Google es äußerst einfach gemacht, Dokumente zwischen Geräten zu teilen und sofort an ihnen zusammenzuarbeiten. Um Google-Dokumente zu lesen oder zu ändern, die Sie an Personen verteilen, benötigen diese nicht einmal ein Google-Konto.
In Bezug auf diese wirklich wertvolle Sammlung von Workstation-Tools gibt es jedoch noch viel mehr zu besprechen, auf das wir heute eingehen werden.
Was kann Google Docs tun?
Im Kern, Google Docs ist ein Textverarbeitungsprogramm die direkt von Ihrem bevorzugten Browser ausgeführt werden kann. Es kann zum Erstellen, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden.
Wenn Sie Ihr Dokument erstellen, speichert es Ihre Arbeit automatisch in Ihrem Google Drive, eine cloudbasierte Speicherplattform, die nur für ein Google-Konto mit 15 GB kostenlosem Speicherplatz ausgestattet ist.
Google Docs kann so vieles. Für die meisten, wie mich selbst, wird es für Arbeitszwecke verwendet. Von meinem Google Drive aus kann ich problemlos auf alles zugreifen, was ich jemals beruflich in Google Docs geschrieben habe.
Google Docs wird jetzt auch häufig anstelle von Microsoft Word von Studenten, in Unternehmen und sogar für den persönlichen und kreativen Gebrauch verwendet.
Wie bereits erwähnt, bietet Google Docs jedoch viel mehr Funktionen, als man erwarten könnte, wenn man bedenkt, dass es kostenlos und direkt über ein Browserfenster zugänglich ist. Zu den Funktionen gehören der direkte E-Mail-Versand, das Herunterladen Ihrer Dokumente in verschiedenen Formaten, die nahtlose Dateifreigabe und die Nachverfolgung von Änderungen für freigegebene Dokumente.
Werfen wir einen Blick auf die Feinheiten jeder dieser Funktionen.
Direkter Google Docs-E-Mail-Versand
Wenn Sie Ihr Dokument per E-Mail an Ihren Chef, Kollegen, Kunden, Ihre Mutter oder andere Personen senden möchten, können Sie Ihre Datei ganz einfach vom .doc-Bildschirm in ihren Posteingang übertragen.
Wählen Sie Datei > E-Mail aus dem Dropdown-Menü. Wählen Sie den Dateityp aus, den Sie senden möchten, und geben Sie die üblichen E-Mail-Details ein, um die Datei an die gewünschte Person zu senden.
Wenn Sie es nur per E-Mail an die Mitbearbeiter des Dokuments senden möchten, gibt es dafür auch eine separate Option aus dem Dropdown-Menü.
Herunterladen von Google Docs-Dokumenten
Das Herunterladen Ihres Google-Dokuments ist ebenfalls ein sehr einfacher Vorgang und ermöglicht den Download in einer Vielzahl von Formaten, um allen Anforderungen gerecht zu werden.
- Melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und öffnen Sie Ihr Google Drive und drive.google.com
- Suchen Sie die Datei, die Sie herunterladen möchten, und öffnen Sie sie
- Klicken Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf „Datei“ und bewegen Sie den Mauszeiger über „Herunterladen“, um eine Auswahl an Download-Formatoptionen zu erhalten
- Wählen Sie den Dateityp aus, den Sie herunterladen möchten, und der Download beginnt.
Sie können Ihre Google-Dokumente in folgenden Formaten herunterladen:
- Microsoft Word (.docx)
- OpenDocument-Format (.odt)
- Rich Text Format (.rtf)
- PDF-Dokument (.pdf)
- Nur-Text (.txt)
- Webseite (.html, gezippt)
- EPUB-Veröffentlichung (.epub)
Freigabe von Google-Dokumenten
Während andere Plattformen inzwischen solche Funktionen übernommen haben, sind die Freigabefunktionen von Google Docs sicherlich das Alleinstellungsmerkmal.
Google beherrscht und perfektioniert die Online-Dateifreigabe, um eine möglichst effiziente Nutzung zu gewährleisten. Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten, gehen Sie wie folgt vor, um ein Google-Dokument zu teilen und Ihre Einstellungen festzulegen:
Methode Eins
- Öffnen Sie das Dokument, das Sie aus Ihrem Google Drive-Ordner teilen möchten
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Teilen", die sich in der oberen rechten Ecke des Bildschirms befindet
- Fügen Sie Namen oder E-Mail-Adressen in das Feld "Personen und Gruppen hinzufügen" hinzu.
- Wählen Sie Ihre Freigabeberechtigungen – ob „Ansicht“, „Kommentar“ oder „Bearbeiten“.
- Wenn Sie per E-Mail teilen, stellen Sie sicher, dass Sie das Kästchen "Personen benachrichtigen" anklicken, um ihre Aufmerksamkeit früher zu erhalten
- Klicken Sie auf "Senden".
Methode Zwei
- Öffnen Sie das Dokument, das Sie aus Ihrem Google Drive-Ordner teilen möchten
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Teilen", die sich in der oberen rechten Ecke des Bildschirms befindet
- Klicken Sie auf "Link abrufen".
- Wählen Sie aus, wer auf das Dokument zugreifen kann, ob "Jeder mit dem Link" oder "Eingeschränkt".
- Wenn Sie „Jeder mit dem Link“ wählen, wählen Sie Ihre Freigabeberechtigungen – ob „Ansicht“, „Kommentar“ oder „Bearbeiten“.
- Klicken Sie auf "Link kopieren".
- Fügen Sie den Link an einer beliebigen Stelle ein, um ihn an diejenigen zu senden, die auf den Link zugreifen können
Änderungsverfolgung in Google Docs
Möglicherweise möchten Sie bestimmte Änderungen an Ihren Google-Dokumenten nachverfolgen, wenn Sie regelmäßig Änderungen an Ihren Dokumenten vornehmen oder diese mit anderen teilen.
Google Docs bietet eine fantastische Verlaufsverfolgungsfunktion, mit der Sie genau sehen können, wann bestimmte Änderungen vorgenommen wurden, und bei Bedarf zu einer älteren Version Ihrer Datei zurückkehren.
Google Docs verfolgt Dokumentänderungen automatisch indem Sie die Versionshistorie des Dokuments zur Kenntnis nehmen. Zeigen Sie ein Menü an, das alle Änderungen anzeigt, die Google für Ihr Dokument protokolliert hat, indem Sie zu Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf anzeigen gehen.
Wann Änderungen vorgenommen wurden, wer diese Änderungen vorgenommen hat und wann die Änderungen vorgenommen wurden, wird in den Datensätzen jedes einzelnen von Ihnen erstellten Google-Dokuments angegeben.
